Fecha de última actualización: 30/05/2022
Otra de las obligaciones que imponen la normativa de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo es la de conservación de toda la documentación obtenida en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley de prevención. Esta obligación tiene una doble función: en primer lugar, sirve para documentar que el sujeto obligado a realizado las obligaciones que nacen de la Ley; y, en segundo lugar, esta documentación sirve como elemento de prueba en toda investigación en materia de blanqueo de capitales.
La primera mención a la obligación de conservación de documentos la encontramos en la Primera Directiva en materia de prevención del blanqueo de capitales. La misma, de una manera muy escueta y concisa, imperaba a los sujetos obligados contemplados en la norma a conservar durante un periodo de 5 años aquellos documentos que puedan servir «como elemento de prueba en toda investigación en materia de blanqueo de capitales». Entre estos documentos destacan los relativos a la identificación, así como los referentes a las transacciones.
Este extremo fue transpuesto al ordenamiento jurídico español por la ya derogada Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales. La norma española indicaba que los sujetos obligados deberán «conservar durante un período mínimo de cinco años los documentos que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones y la identidad de los sujetos que las hubieran realizado».
Con la Tercera Directiva se establece la obligatoriedad de implantar sistemas eficientes de comunicación con las autoridades competentes para responder a las solicitudes de información de estos organismos, otorgándoles, si así lo solicitan, la documentación conservada. En la Cuarta Directiva se añadió una estipulación para proceder a eliminar los documentos conservados una vez pasado el plazo de 5 años. No obstante, se habilita a los Estados miembros a prorrogar dicho plazo cuando así fuere necesario.
Todos estas estipulaciones contempladas en las Directivas europeas fueron tranpuestas en la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; y desarrolladas por el Real Decreto 304/2014, de 5 de mayo.
Legislación española
La obligación de conservar documentos está contemplada en el artículo 25 de la Ley de prevención. Los sujetos obligados deberán conservar la documentación requerida por la norma durante un período de 10 años — 5 años más de los establecidos en la norma —. Una vez transcurrido dicho plazo procederán a la eliminación de dichos documentos.
¿Qué documentos han de conservarse? La norma hace especial hincapié en dos tipos de documentos clave, aunque no son los únicos:
- Los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida, es decir, todos aquellos documentos que identifiquen al cliente entre otros, y;
- el original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.
Otros documentos que deberán ser conservados por los sujetos obligados serán: los expedientes de examen especial, las comunicaciones por indicio realizadas o los documentos que acrediten la validez del procedimiento de identificación no presencial, entre otros.
Es importante señalar que toda la documentación conservada por los sujetos obligados podrá ser requerida por la Comisión o cualquier otra autoridad pública en ejercicio de sus competencias.
Todos esta documentación a almacenar, así como las políticas y procedimientos para realizar la obligación de conservación documental deberán documentarse en las medidas de control interno, constando así los procesos internos a seguir para realizar la obligación de conservación documental.
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